Le Daily Scrum est une cérémonie centrale en Agile. C'est aussi celle qui peut vite devenir la plus ennuyeuse et dont l'intérêt peut vite être remis en cause par l'équipe s'il n'est pas assez efficace. Il revêt pourtant une importance primordiale. Alors plutôt que de décrire, comme on le fait habituellement, comment mener le Daily Scrum, je vais plutôt décrire ici ce à quoi pourrait ressembler le pire des Daily Scrums dans le pire de vos cauchemars.

Pour cela, je vais vous présenter les 12 problèmes les plus fréquents avec des solutions pour chacun d'eux. Les écueils sont nombreux. Il n'y a pas de solution miracle, universelle. Certaines sont adaptées à telle ou telle équipe, à tel ou tel moment.

1) Des participants essaient de résoudre les problèmes durant le Daily Scrum

L'un des objectifs du Daily Scrum est de lever les obstacles. Qui n'a pas déjà assisté à la situation où une partie de l'équipe commence à discuter pour résoudre les problèmes pendant le Daily Scrum ? Cela part d'un bon sentiment, mais il y a toute une équipe dans le Daily Scrum. Il y a alors une confusion entre clarifier une question, qui peut se faire dans le cadre du Daily Scrum, et résoudre un problème, qui doit se faire après le Daily Scrum.

Il m'est cependant déjà arrivé de laisser l'équipe commencer à résoudre le problème lors de l'approche d'un jalon (dans le cadre d'un projet avec de très fortes contraintes règlementaires, et parce que l'équipe - bien qu'ayant déjà bien progressé vers l'agilité - manquait encore de maturité). Mais cela doit rester une exception et lié au contexte.

2) Les participants manquent d'énergie

Le manque d'énergie est forcément une étape par laquelle l'équipe passe dans le cadre de la transformation Agile. Cela peut avoir de nombreuses causes, qu'il faut alors rechercher et identifier. Ca peut être parce que des participants essaient de résoudre les problèmes durant le Daily Scrum, comme vu au-dessus. Mais le problème peut aussi être lié à l'heure trop matinale pour l'équipe. Auquel cas, une solution peut être de décaler l'heure.

Il m'est déjà arrivé d'avoir à animer une équipe d'une petite vingtaine de personnes, alors que la taille maximale est d'une petite dizaine de personnes. Le contexte étant encore celui de la transformation Agile, j'ai fait avec. Les choses se résolvant parfois d'elles-mêmes, il se trouve que l'équipe a par la suite fondu, tombant à une taille d'équipe plus raisonnable. Et effectivement, à ce moment-là, l'équipe a retrouvé un dynamisme qu'elle n'avait pas avant. Elle a alors fait un pas important vers l'agilité.

Mais la raison de ce manque d'énergie peut aussi tout à fait être que le Daily Scrum est trop long. Dans ce cas, il suffit de s'assurer que la réunion est bien timeboxée à 15 minutes maximum. Cette limite est primordiale.

3) Les participants ne lèvent pas les obstacles

Un problème classique est que les participants ne lèvent pas les obstacles. Cela peut avoir de nombreuses raisons. Les participants peuvent avoir oublié. Ou la levée des obstacles peut ne pas être pratique tout simple. Ou encore que les participants n'ont pas confiance dans le fait que les obstacles seront levés.

Dans ce cas, la première chose à faire est d'encourager l'équipe à lever les obstacles. Et si cela ne suffit pas, la rétrospective est le moment idéal auquel en identifier les causes.

4) Des participants arrivent tard

Alors le problème suivant est un classique parmi les classiques : un ou plusieurs participants sont régulièrement en retard. C'est pour éviter de tels problèmes que le Daily Scrum doit se tenir toujours au même emplacement et à la même heure. Cependant, si des retards sont quand même fréquents, c'est qu'il faut peut-être changer le lieu ou l'heure.

Si le problème persiste, certains préconisent de donner des amendes. Mais je déconseille fortement cela. Il s'agit peut-être d'un problème de motivation extrinsèque. Ce qui fera l'objet d'un autre post sur le blog.

5) Les participants commencent à travailler après le Daily Scrum

Votre Daily Scrum pourrait rencontrer encore un autre problème : les participants pourraient ne commencer à travailler qu'après le Daily Scrum. Une solution pourrait tout simplement d'être de fixer l'heure du Daily Scrum plus tard dans la journée.

6) Certains participants s'adressent au leader ou au facilitateur

Alors voici un autre classique : certains participants s'adressent au leader ou au facilitateur. Ce problème se produit typiquement souvent lorsque l'équipe n'est pas encore habituée au Daily Scrum. Dans ce cas, vous avez le choix dans les techniques. La plus simple est de se déplacer de manière à ne plus croiser les yeux de la personne qui parle. Simple mais efficace ! Mais vous pouvez opter pour un autre choix : faire passer un token entre les participants pour indiquer celui qui a la parole. C'est une technique souvent utilisée, qui peut par exemple consister à demander la balle pour prendre la parole par exemple. Mais une autre astuce permet de résoudre ce problème, en plus de présenter d'autres avantages : faire une rotation des facilitateurs. Dans ce cas, à chaque Daily Scrum, un nouveau participant joue le rôle de facilitateur. Pour ma part, après avoir essayé chacune de ces techniques, j'ai fini par opter pour la dernière.

7) Certains participants parlent de sujets non liés au projet durant le Daily Scrum

Il arrive souvent à un moment ou à un autre que certains participants parlent de sujets non liés au projet durant le Daily Scrum. L'un des effets est une baisse d'énergie. C'est le rôle du facilitateur d'inviter poliment ces participants à parler de ces sujets après le Daily Scrum. Mais si l'équipe est plus mature, elle peut aussi s'occuper elle-même de ce type de problème en levant la main quand elle décèle un hors-sujet. Dès lors que deux mains sont levées, cela signifie que ce sujet doit être arrêté et poursuivi après la réunion.

8) Certains participants ont des problèmes pour entendre certains autres participants

Si jamais certains participants ont du mal à entendre un ou plusieurs autres participants, la solution est simple : il vous suffit d'amener tout le monde à se rapprocher.

9) Le Daily Scrum dure de plus en plus longtemps

Si le Daily Scrum dure de plus en plus longtemps, à partir d'un certain moment, il faut réagir pour ne pas rendre le Daily Scrum inefficace. Une solution est alors de mesurer la durée des réunions et de publier les résultats. Cela permettra aux participants de prendre conscience du problème.

10) Les participants ne réalisent pas que la réunion est terminée

Il peut arriver que l'équipe ne réalise pas que la réunion est terminée. Dans ce cas, la solution est tout aussi simple : il suffit de prononcer une phrase indiquant clairement que c'est la fin du Daily Scrum.

11) Des participants oublient régulièrement ce qu'ils ont fait la veille

Si certains participants oublient régulièrement ce qu'ils ont fait la veille, c'est un vrai problème auquel il faut trouver une solution. Une conséquence est une baisse d'énergie du Daily Scrum. Cela peut aller jusqu'à au dépassement de la limite de temps de 15 minutes. Une première solution peut être de changer l'heure du Daily Scrum. Mais une autre, plus radicale, peut être de changer son format, ce qui fera l'objet d'un autre post de mon blog.

12) L'équipe a du mal à déterminer qui commence à parler en premier

La technique la plus répandue pour fixer l'ordre dans lequel les participants parlent, c'est de procéder dans l'ordre des aiguilles d'une montre ou dans l'ordre inverse. Si malgré cela l'équipe a du mal à déterminer qui commence à parler en premier, un moyen est que le dernier arrivé au Daily Scrum commence. Une autre solution plus radicale est d'utiliser des cartes avec des nombres. Ces nombres dictent l'ordre de la prise de parole.


 

J'espère que ce post de blog vous a fourni des informations qui vous seront utiles pour mieux appréhender les pièges des Daily Scrum. Il s'agit juste d'un petit éventail des problèmes les plus fréquemment rencontrés. En fonction de la maturité de l'équipe Scrum, vous rencontrerez plus ou moins de problèmes.


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Bruno Delb

Agile Coach and DevOps, with an experience in the Medical Device software domain, Management 3.0, Agile games and development (especially on mobile) are my passion.

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